Smarta Kvitton är en funktion i Mynt som förenklar kvittohantering genom att automatiskt matcha kvitton med rätt transaktioner. Funktionen sparar tid och minimerar administrativa fel för användare. Här är en konceptuell genomgång av hur systemet fungerar:
Kom igång
Logga in på Mynt på datorn.
Navigera till Mina Transaktioner.
Klicka på Mina Kvitton.
Kopiera den mailadress som visas när du håller musen över "Maila in kvitton".
För enkelhetens skull kommer vi att kalla denna adress ”Myntkorgen”. Observera att adressen är unik för varje användare och inte ska delas mellan olika användare.
Maila in kvitton till Myntkorgen eller ladda upp dem direkt från datorn.
Kvitton som laddas upp till Mina Kvitton går igenom vår matchningsalgoritm:
Om vi hittar en matchande transaktion läggs kvittot automatiskt till på transaktionen.
Om ingen match hittas visas kvittot under Mina Kvitton, där du kan matcha det manuellt genom att dra kvittot till rätt transaktion.
Automatisera med vidarebefordringsregler
För att automatisera processen ytterligare kan du skapa regler som vidarebefordrar alla mail som innehåller ordet ”kvitto” eller ”receipt” med bilaga till Myntkorgen.
Gmail
Gå till mail.google.com.
Klicka på kugghjulet i högra hörnet och välj ”Advanced settings”.
Gå till fliken Forwarding and POP/IMAP och klicka på ”Add a forwarding address”, och lägg till din Myntkorg. Vänta tills adressen blivit godkänd (kan ta upp till 1 minut).
Skriv i sökfältet:
(receipt OR kvitto) has:attachment
Klicka på filterknappen till höger om sökfältet och sedan på ”Create filter”.
Kryssa i ”Forward it to:” och välj din Myntkorg.
Klicka på Create filter – klart!
Outlook (via webben)
Klicka på kugghjulet i högra hörnet och välj ”Email”.
Klicka på Rules och sedan ”Add new rule”.
Döp regeln till något pedagogiskt, t.ex. ”Kvittoregel Mynt”.
Under ”Add condition”, lägg till:
Subject or body includes → kvitto, receipt
Has attachment
Under ”Add an action”, välj Forward to → adressen för Myntkorgen.
Spara regeln – klart!
Om ni använder någon annan mailklient än Gmail eller Outlook, kontakta oss gärna.
Priser
Funktionen Smarta Kvitton kostar 99 kr/månad per företag.
Ibland erbjuds kostnadsfria testperioder så att ni kan prova tjänsten innan full implementation.
FAQ
Q: Jag har fått ett virtuellt kvitto där själva mailet är kvittot, inte en bilaga. Hur gör jag?
A: Maila in mailet direkt till Myntkorgen. Om ingen bilaga hittas konverterar vi själva mailet till en PDF.
Q: Är email det enda sättet att skicka in kvitton?
A: Nej, det går också att ladda upp filer direkt från datorn via Mina Kvitton.
Q: Hur vet jag om algoritmen har matchat något?
A: Du ser det i notiscentret.
Begränsningar för administratörer
Admins kan inte direkt matcha kvitton som inte matchas automatiskt. Dessa visas endast i respektive kortanvändares vy.
Ett alternativ är att maila alla kvitton till företagets unika Smarta Kvitton-adress för matchning under ”Alla utgifter”.
Tips för optimal användning
Säkerställ att alla användare känner till sin unika Myntkorg för korrekt matchning.
Utnyttja testperioderna för att utvärdera tjänsten.
Planera för manuell hantering vid behov för att säkerställa korrekta register.