En vanlig fundering är hur man hanterar digitala kvitton respektive papperskvitton. Svaret på hur de ska sparas beror på ursprungsformatet. Om du eller en anställd tagit emot ett papperskvitto på en transaktion, ska papperskvittot sparas av företaget under den obligatoriska arkiveringstiden i sju år.
All räkenskapsinformation ska sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Är det ett kvitto i elektronisk form, ska företaget spara det i elektronisk form i sju år.
Några fler viktiga regler:
Om du fått kvitto i både pappersform och elektronisk form (i nära anslutning till varandra), får företaget välja i vilken form det ska sparas. Det innebär att om företaget
har valt att spara kvitton i elektronisk form, behöver inte papperskvittot sparas.
När det gäller kvitton som först var i pappersform och sedan fotograferats eller skannats, måste även papperskvittot i original sparas i tre år. Papperskvittot får förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Om du tänker avsluta din digitala bokföringstjänst innan tiden för hur länge räkenskapsinformation ska sparas har uppnåtts, så behöver du först ladda ned all räkenskapsinformation och själv se till att den arkiveras tiden ut.
Hur bokför jag utan kvitto?Om ett kvitto tappas bort kan du be betalningsmottagaren om ett nytt kvitto. Om detta inte är möjligt kan du själv göra en verifikation, även kallad bokföringsorder. Verifikationen ska innehålla samma information som ett vanligt kvitto.
Måste jag skriva ut digitala kvitton?
Ett digitalt kvitto är en fullt godkänd verifikation som du inte behöver skriva ut på papper. Digitala kvitton ska dock enligt bokföringslagen sparas i sju år.
Tänk dock på att det i slutändan är den fysiska eller juridiska personen som bolaget står i som bär det huvudsakliga ansvaret för arkiveringen.