En vanlig fundering är hur man hanterar digitala kvitton respektive papperskvitton: Om du eller en anställd tar emot ett papperskvitto för en transaktion, kan du nu digitalisera det genom att skanna eller fotografera kvittot. Efter att ha säkerställt att den digitala kopian är tydlig och komplett, kan originalkvittot förstöras. Den digitala kopian ska sedan sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Digitala kvitton: Kvitton som tas emot i elektronisk form ska bevaras digitalt under samma tidsperiod på sju år.
Ytterligare viktiga punkter:
Dubbel mottagning: Om du får ett kvitto både i pappersform och digitalt i nära anslutning till varandra, kan du välja i vilken form det ska sparas. Om du väljer att spara det digitalt behöver papperskvittot inte bevaras.
Digitalisering av papperskvitton: När du digitaliserar papperskvitton genom skanning eller fotografering, och har verifierat att den digitala kopian är korrekt och fullständig, kan originalkvittot förstöras. Den digitala kopian ska därefter bevaras i sju år.
Byte av bokföringstjänst: Om du planerar att avsluta din digitala bokföringstjänst innan den obligatoriska arkiveringstiden har löpt ut, är det viktigt att du laddar ner all räkenskapsinformation och säkerställer att den arkiveras korrekt under återstoden av perioden.
Bokföring utan kvitto: Om ett kvitto tappas bort kan du be betalningsmottagaren om en kopia. Om detta inte är möjligt kan du upprätta en bokföringsorder som innehåller samma information som ett vanligt kvitto.
Utskrift av digitala kvitton: Digitala kvitton är fullt godkända som verifikationer och behöver inte skrivas ut. De ska dock sparas digitalt i sju år.